Checkliste – So planen Sie Ihre Hochzeit mit Catering.

Mit der Vitalo Catering Checkliste planen Sie Ihre Hochzeit richtig.

Die Hochzeit ist für viele Paare der schönste Tag im Leben – und ein bedeutender Teil dieses Tages ist das gemeinsame Essen. Ob Sektempfang, Menü, Buffet oder Mitternachtssnack: Das richtige Catering trägt entscheidend zur Atmosphäre und zum Gelingen des Fests bei.
Damit bei Ihrer Planung nichts schiefgeht, haben wir für Sie eine umfassende Checkliste erstellt. Sie führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Punkte rund um das Hochzeitscatering – von der Budgetplanung bis zum finalen Bissen.

1. Frühzeitig beginnen: Der richtige Zeitpunkt

Beginnen Sie idealerweise 6 bis 12 Monate vor dem Hochzeitstermin mit der Suche nach einem passenden Caterer. Gute Anbieter sind frühzeitig ausgebucht – vor allem in den beliebten Sommermonaten. Klären Sie frühzeitig das Datum, die Gästezahl, die Location und Ihre groben kulinarischen Vorstellungen, um gezielt Angebote einzuholen.

2. Budget definieren

Ein realistisches Budget ist das Fundament jeder Planung. Als grober Richtwert gilt: Catering kostet je nach Umfang zwischen 40 und 120 Euro pro Person. Darin enthalten sein können Speisen, Getränke, Servicepersonal, Geschirr, Dekoration und Transport. Überlegen Sie auch, ob Sie zusätzliche Services wie Live-Cooking, ein Mitternachtsbuffet oder einen Getränkeservice mit Barkeeper wünschen.

Tipp: Lassen Sie sich vom Caterer ein Paketangebot machen, das alle Posten transparent aufschlüsselt – so vermeiden Sie versteckte Kosten.

3. Essensstil und Menüform festlegen

Erstellen Sie frühzeitig eine Gästeliste – nicht nur zur Budgetplanung, sondern auch zur Portionskalkulation. Informieren Sie den Caterer über:

• Allergien und Unverträglichkeiten

• Vegetarier/Veganer

• Kinder und Senioren

• Religiöse Essensvorgaben (z. B. halal, koscher)

Ein guter Caterer wie die Vitalo kann individuelle Wünsche berücksichtigen und Alternativen anbieten.

5. Probeessen vereinbaren

Ein Probeessen ist Pflicht, wenn Sie sich nicht zu 100 % sicher sind – und eine perfekte Gelegenheit, den Anbieter kennenzulernen. Achten Sie nicht nur auf den Geschmack, sondern auch auf Präsentation, Temperatur und Frische der Speisen.

Tipp: Testen Sie auch die Getränke (Weine, Cocktails), wenn diese vom Caterer gestellt werden.

6. Logistik & Ausstattung klären

Nicht jede Location hat eine Küche – klären Sie daher:

• Bringt der Caterer alles mit? (Kochtechnik, Kühlboxen, etc.)

• Wird Geschirr, Besteck, Gläser gestellt?

• Benötigen Sie Stehtische, Buffetsysteme, Barzubehör?

• Gibt es Personal für Service, Aufbau, Nachfüllen, Abbau?

Besprechen Sie auch, wann Auf- und Abbau stattfinden und ob Ihre Location bestimmte Vorgaben oder Einschränkungen hat.

7. Getränke organisieren

Fragen Sie, ob der Caterer auch die Getränkeversorgung übernimmt – oder ob Sie diese extern organisieren wollen. Möglichkeiten:

• Getränkepauschale pro Person

• Abrechnung nach Verbrauch

• Separate Getränkekarte mit Cocktails, Sekt, Wein, Longdrinks

Vergessen Sie nicht: Auch Wasser, Säfte, Kaffee und ggf. ein Mitternachtsdrink sollten eingeplant werden.

8. Zeitplan festlegen

Erarbeiten Sie zusammen mit dem Caterer einen Ablaufplan:

• Wann beginnt der Sektempfang?

• Wann wird das Essen serviert?

• Gibt es Programmpunkte wie Reden oder Showeinlagen dazwischen?

• Wann kommt der Mitternachtssnack?

Ein detaillierter Zeitplan hilft, Stress zu vermeiden – und sorgt dafür, dass die Küche im richtigen Moment bereit ist.

9. Vertrag & Absprache fixieren

Sobald Sie sich entschieden haben, sollten alle Details schriftlich festgehalten werden:

• Menü & Getränke

• Preis pro Person & Gesamtkosten

• Zahlungsmodalitäten (Anzahlung, Restbetrag)

• Stornobedingungen

• Zuständigkeiten & Ansprechpartner

Auch wichtige Notfallnummern sollten enthalten sein – für den Fall der Fälle.

10. Plan B nicht vergessen

Was, wenn es regnet? Was, wenn Technik ausfällt? Ein guter Caterer hilft Ihnen, Szenarien im Voraus zu durchdenken. Dazu gehören:

• Zelte oder Schirme bei Outdoor-Veranstaltungen

• Kühlmöglichkeiten für heiße Tage

• Heizstrahler für kühle Abende

• Zusatzpersonal bei spontanen Änderungen

Gute Planung = entspannt genießen

Das Hochzeitscatering ist weit mehr als nur „Essen liefern“. Es geht um Erlebnis, Stil und Stimmung – und ein perfektes Zusammenspiel aus Küche, Service und Organisation. Mit dieser Checkliste bist du bestens vorbereitet, um einen erfahrenen Caterer zu finden und gemeinsam ein kulinarisches Fest auf die Beine zu stellen, das euch und euren Gästen noch lange in Erinnerung bleibt.